档案
档案（汉语拼音：Dang'an；英语：Archives），社会组织或个人在社会实践活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的历史记录。档案是有史以来最早产生的文献之一，也是现代社会信息的重要门类。
词源
中国古代对档案的称呼与文书不加区分，有典、册（策）、中（册字的省形）、简牍、文书、簿书、案卷、文案、案牍等称谓。“档案”一词始见于明末清初，《清太宗皇帝实录》中有“皆记档案”与“不记档案”的记载（崇德三年正月甲午日）。大约成书于康熙四十六年(1707)杨宾的《柳边纪略》则对档案有所解释：“边外文字多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也。存储年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。”清入关后改用纸张书写，但习惯相因，仍将保存起来的文书称作“档案”、“档子”。在其后的律令条例中，对于“文书”和“档案”的用法，更有较为明确的区分，多处使用“缮写文书，收贮档案”，“录存档案”，“档案副本”等。按汉字本义，“档”即不从木之“当”，《周礼注疏》中郑玄注：“贰之者，写副当以授六官”，“副当”即指档案副本。宋代有守当官、勾当官等典守档案的人员。故“当”有文书档案之意，“当”同“档”。“案”即小桌子一类的家什，一宗文书以“卷”形式置于“案”上，即“档”置于“案”上。故自清后，“档案”一词，沿用至今。
档案的外文词，欧美诸语言均源于希腊文αρχειον和拉丁文archivum，文字和发音都很相近。其原意为行政机关所在地，后指保存公务案卷或其他文件的处所，进而兼指保存在这些地方的档案。它是一个多义词，可解为档案库、档案室、档案馆、档案等，因而使用时往往需要加以限定或说明。如俄文apxив，在20世纪30年代多指档案馆，对档案则称apxивный материал（档案材料）。苏联国家标准文件规定以apxивный документ （档案文件）为特指档案的通用术语。日文的一般词汇中无档案一词，常用ぶんしよ（文书）或こうぶんしよ（公文书），日本国家档案馆称为こうぶんしよかん（公文书馆）；而在汉文日译时使用とうあん（档案）。
起源
从已知的历史事实和研究成果来看，档案并非是自有人类伊始就产生的一种社会现象和物质实体，而是人类社会发展到一定阶段的文明产物。它的形成经历了一段相当长的历史过程，它以社会生产的发展和人类交往的扩大以及文字发明为基础，产生于原始公社向奴隶制过渡的时期，石器时代进入金属时代以后，生产力空前提高，阶级和国家的雏形逐渐产生，加强社会关系和社会管理的实践，要求使用文书来记录和传递信息。而文字的出现又为文书记录提供了工具。同时，社会各种实践活动的继续和发展，需要人们存储有价值的文字信息，以资查考和充当凭证。随着国家的出现，逐渐形成比较有条理的文书，进而保存积累成较为系统的档案。因此迄今世界各地发现的比较系统地以文字记录人们实践活动最早的档案多属于国家出现之后的历史遗物，如中国的甲骨档案、两河流域的泥板档案、埃及的纸草档案等。但这些较为完善的档案，不可能是历史上最早的档案。因此，文字发明和应用于记录的最早时期，文字产生与档案的关系，文字发明之前非文字的原始记事形式是否已具有档案性质等问题尚待进一步考察和研究。探索档案的起源，有助于加深对档案的性质以及档案和档案工作发展规律的了解，具有学术价值和实际意义。
定义
长期以来，国内外学者对档案的定义有各种不同见解，在有关的法律、法规和标准文件中也有反映。从档案概念内涵的构成要素而论，基本上分为两种类型：
- 限制型 强调具有永久保存价值的，并保存在档案馆等特定场所的历史文件才是档案。如国际档案理事会主持编纂的《档案术语词典》(1984)，将档案定义为“由形成者或其职能的继承者为自己利用，或由适当的档案馆因其档案价值而保存的、经过挑选或未经挑选的非现行文件”。
- 宽泛型 不限定永久保存价值和保存地点等因素，保存在任何地方、具有一定保存价值的历史文件，均为档案。如《法兰西共和国档案法》(1979)规定：“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，或任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案。”中国鉴于全国拥有各级各类档案馆和大量机关单位档案室组成的网络体系，并对档案实行集中统一分级管理的体制，因而规定无论保存在机关档案室或国家档案馆的，还是保存在个人手中的，需要短期、长期或永久保存的各种历史文件，都属于档案。
从档案概念的属种关系而论，大致有三种主要模式的档案定义：
- 以“历史记录”或“原始记录”为属概念。如吴宝康主编的《档案学概论》(1988)的表述为：“档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。”
- 以“文件”为属概念。如美国T.R.谢伦伯格著《现代档案——原则与技术》(1956)的档案定义为“经鉴定值得永久保存以供查考和研究之用，业已藏入或者业已选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件”。上海辞书出版社出版的《辞海》(1999)定义为“保存起来以备查考的文件”。
- 以“信息”或“信息资料”、“信息载体”为属概念。如冯惠玲、张辑哲主编的《档案学概论》(2001)的定义为“档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息”。
以“文件”为属概念的档案定义在国际范围内比较通行，从“信息”角度研究档案定义的趋势，近年来有所发展。1987年公布、1996年修改的《中华人民共和国档案法》第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”这一条款并非一般的档案定义，而是明确了国家管理档案的范围，限定于“对国家和社会有保存价值的”，但它揭示了档案的本质属性，具备档案定义的基本要素，富有档案定义的理论意义，因而在中国以此为基础进行表述的档案定义较为通用。
特点
- 档案主要是由现行文件转化而来的历史记录。文件被使用和办理完毕之后，一部分随着记述、办事等现行功能的结束，失去其社会价值而被淘汰；另一部分由于对日后仍有查考价值，则被选择保存下来成为档案。因此，档案与文件既有联系又有区别：文件是档案的前身，档案是文件的归宿和精华。这也决定了档案的本质属性及与其他文献资料的不同。档案是原始的历史记录，不是事后编写的材料，档案以其记录性和原始性集于一体的特点区别于一般的历史遗物。
- 档案是各种机关、组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的文件组合体。其产生与存在，始终渊源于专门的形成单位及其职能活动，并由此构成档案材料之间的内在联系。这一定向积累性和历史联系性的特点，使得档案存在和运动的形态与其他资料有所不同，它要求尊重档案来源与内容等方面固有的联系，维护档案文件体系的历史面貌，才能有效地发挥档案信息系统特有的作用。
- 档案是历史的原始记录物，而非复制品，故更具可靠性，并多具有单一性和稀有性。档案以其原始和孤本而珍贵的特点区别于其他出版物，其保护和利用也有特殊的要求。
种类
档案形式丰富多彩，种类繁多。依其作用和性质的不同，档案可划分为：行政档案、科技档案、会计档案、诉讼档案等；依其载体不同，档案又可以划分为：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、音像档案和电子文件等。一些历史悠久、性质或载体比较特殊的档案，比如纸张产生之前的各种档案往往与文物、图书资料等有一定的转化关系或部分重合关系，即具有双重性或几重性。因此，在博物馆、图书馆和档案馆均有所收藏。有的国家对此有法律规定，如《中华人民共和国档案法》规定：“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理。”“档案馆与上述单位应当在档案的利用方面互相协作。”此外，随着信息技术在社会活动中的应用越来越深入，由计算机产生并主要在计算机及网络环境中使用的电子文件越来越多，作为现代信息技术的伴生物，电子文件具有与传统纸质档案不同的特征和管理要求（见电子文件）。在从甲骨档案到电子文件的变迁中，档案载体和记录方式不断向高密度、易传递、易查找、多媒体的方向发展，而同时档案记录和反映社会生活的能力则变得越来越强。
价值
一般指档案对于人们和社会的意义与作用。从实质上说什么是档案的价值，它是由什么决定的，长期以来各国档案界都有争议。代表性的观点主要有四种：
- 档案价值即指档案的使用价值，它是客观存在的，与人们的需求无关。
- 档案价值是由人们的需求决定的主观产物，没有也不可能有客观的价值标准。
- 档案价值是凝结在档案中的劳动，档案价值的大小决定于形成档案过程中所耗费的劳动量。
- 档案价值是社会主体和档案客体之间的关系范畴，即档案对利用者需求的满足及其程度的表现形式。
一般认为，档案的价值由档案本身的各种因素和社会对档案的利用和需求二者的结合所决定。
档案价值的结构
档案具有凭证价值和情报价值。档案是由作为办事工具的文件转化而来的历史陈迹，档案载体上又保有真切的原始标记，如当事人的手稿或签署，机关或个人的印信，有的则是原来形象和声音的照录。它客观地记录了当事人的思想和行为，以及既往的各种情况，成为查考、争辩和处理事务的真凭实据。同时，档案又记载了历史活动的事实和过程，以及经济、政治和科学文化活动等各方面的成果和经验教训。它作为信息的一种原始贮存形式，给人们提供大量的情报和知识。档案的凭证和情报价值，具体表现在以下几个主要方面：业务工作和行政管理的查考凭据；生产建设的参考依据；政治活动的必要手段；科学研究的可靠资料；文化教育的生动素材；维护国家、集体和个人权益的法律书证。
实现档案价值的规律
- 档案价值的扩展律 首先表现在档案利用者从形成单位向全社会的扩展。档案具有对形成机关的作用和对社会作用的双重性，前者被称为第一价值，后者被称为第二价值。档案形成之初的若干时间内，利用者主要限于本部门或本单位内部，社会各界的利用、需求不突出，并且难以实现，随着现行作用逐渐淡化以至完结，档案成为社会共有的信息资源，档案的第一价值向第二价值过渡，利用者的范围从形成机关扩展到了全社会。另一方面，档案从产生时的特定作用逐渐发生变异，向多元化扩展。档案形成之初的作用一般比较单纯，主要在发挥行政或业务方面的作用，随着时间的推移，其作用就会表现出很强的多元化趋势，逐渐向科学、文化、教育、司法、休闲等各个方面扩展。如行政档案可以为人口学研究提供微观数据；技术档案可作为边界谈判的证据等。
- 档案价值的时效律 首先，并不是所有档案的价值时效期都一样长，有的档案具有长远价值，需要永久保存，而有的档案则仅在一定时期有利用价值，只需定期保存。不同种类档案的时效律有不同的特点，其中有些类型的时效律比较明显。比如，基建档案随所反映的实体对象的报废而失去利用价值；而天文、气象等档案则会因科学研究的需要而保留较长的时间。其次，档案的作用也具有时效律。很多档案作用的变化都直接与时间有关系，特定的档案与其专门的作用和特定的时期相对应，比如账册、房地契，最初主要发挥管理和司法证据的作用，但随着时间的推移，它就逐渐变成史学研究的材料。
- 档案行政作用的递减律和科学文化作用的递增律 在国际档案界，将档案多方面的作用概括为行政作用和科学文化作用两个方面。对于特定的档案，行政作用和科学文化作用一直同时并存，但二者的作用在特定时间并不均衡。档案形成之初，它与行政和业务还有很多联系，其中有些政策、法令性的文件还具有现行效用；而保存一段时间之后，档案与现行事务的联系越来越少，行政查考的必要性逐渐淡化，档案的机密性也日趋减弱，利用者则更多地从科学文化研究的角度使用档案。充分认识和理解这一规律，有助于解放思想，推动档案工作由封闭型、半封闭型向开放型转变，更合理更广泛地开发档案信息资源，为科学文化建设、为社会各方面服务。
- 实现档案价值的条件律 档案价值能否实现，档案作用发挥的程度如何，取决于一定的条件。基本条件一般有四个方面：其一，档案利用实践。档案在日常存放的静态中，价值处于潜在阶段，只有在利用的过程中，才能真正表现出档案的价值，并验证和提高人们对档案价值的认识。其二，社会发展水平、社会制度和国家有关政策对社会利用的需求和可能提供利用的程度有很大的制约作用。社会生产力水平和民主化程度的提高，会为档案的开放利用提供更多好的条件。其三，社会档案意识。人们对档案的认识水平、重视程度和利用动机影响档案作用的发挥，人们的档案意识越强，档案价值越能充分实现。其四，档案管理水平直接决定档案发挥作用的能力。提高档案管理水平、完善规章制度、加快档案工作的信息化建设，对于发挥档案的社会效益和经济效益具有重要作用。
