文书

　　文书（records），国家机关、社会组织、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而使用的各种载体的文字、图表、声像等记录材料。又称文件。它是人们社会交往的工具，也是档案的前身。文书和文献的概念不同，文献是记录有知识的一切载体，文书又是文献的下属概念之一，是与图书、档案等并列的概念。在中国，文书一词早在汉代即已使用，而文件一词则迟至清末才出现，以后二者经常混用。

　　随着现代社会文书制作材料的扩展和记载方式的变化，文书和文件的内涵也逐渐扩大。文书就其形成者和使用范围，可分为公务文书或私人文书两大类。公务文书(通常简称公文)指国家机关、社会组织和企事业单位在履行其职务的活动中产生和使用的文书；私人文书指个人、家庭或家族在处理自身事务的活动中产生和使用的文书。公文的种类，依其性质和用途可分为法规文书和日常行政管理文书；依其制发机关可分为党派团体文书、国家行政机关文书、企业事业单位文书等；依其应用范围分为普通文书和专用文书。公文作为管理国家事务和进行社会交往的工具，必须由法定的作者制成和发布，具有法定权威和施政效用，有特定的种类、用途、体式和一定的处理程序。现代有些学者提出文件(即文书)运动(生命)周期理论，认为文件从其产生至消亡有一个过程，其过程可分为制作、现实使用、暂时保存和永久保存4个阶段。前两个阶段也有学者称为现行文件阶段，或称文件(文书)处理阶段；暂时保存阶段的文件在中国相当于档案室归档的文件，欧美一些国家的学者则称之为半现行文件、休眠文件、档案文件，由文件室、文件中心等机构保存；永久保存阶段的文件，在世界各国普遍称之为档案，均由档案馆保存。